Uno de los temas recurrentes en todo proceso de negocios son la existencia de fricciones, como resultado de las restricciones del proceso mismo, este por su naturaleza puede entenderse como un proceso simple o complejo, dependiendo de cuantas variables que participan en el proceso podamos identificar.

Cada proceso, acorde a su complejidad; introduce ciertas restricciones, como, por ejemplo:

1. Barreras de entrada al mercado (legales o acuerdos contractuales, logísticas, de poder de mercado; etc.)
2. Costos ocultos del proceso (inexperiencia en el rubro, gastos no concurrentes, ineficiencia del personal, daños y pérdidas de fuerza mayor o desastres naturales; etc.)
3. Periodo de vida del producto (productos perecibles, alimentos, productos peligrosos; etc.)
4. Grado de especialización del proceso (requisitos especiales de operación, alto nivel tecnológico, etc.)
5. Cobertura del mercado (costos de transporte, costos de ubicación de puntos de venta, costos de distribución, costo de almacenaje; etc.)
6. Financiación del proceso comercial (costos de financiamiento, riesgos de pérdida de la inversión, etc.)

El mayor logro de las gerencias es precisamente la gestión integral de las restricciones, no necesariamente estas pueden ser eliminadas, sin embargo, el buen manejo de los escasos recursos contra estas restricciones, de cara al mercado; permiten la continuidad del negocio haciendo sustentable en el tiempo.

Una unidad de negocios o una empresa, se enfrentará a situaciones dinámicas y complejas en el mercado, por ello que nos es posible modelar una solución única. Sin embargo, las escuelas de negocios enseñan ciertas pautas y reglas que se ajustan a situaciones generales y que permiten guiar a los gerentes en la toma de decisiones día a día.

Por ejemplo, un proceso muy sencillo, a nivel comercial es la distribución de golosinas y galletas, como representante del productor, con una única persona como gestor del negocio. Aquí observamos varias restricciones que originan fricciones o costes a los procesos operativos, como son:

• Mantener un stock mínimo de producto, con espacio físico de almacenamiento y costo fijo del almacén.
• Permisos de operación oficiales de la comuna, municipio o gobernación estatal.
• Cobertura muy limitada, incremento del costo de transporte
• Proceso lento de atención al cliente final
• Producto perecible en el tiempo, requiere alta velocidad de rotación
• Capacidad de financiamiento muy limitada (riesgo en las cobranzas, no permite operaciones con crédito y préstamos muy limitados)

Si bien no se requiere una mano de obra calificada o entrenada para este tipo de negocio, sin embargo, podemos observar que hay costos que pueden resultar prohibitivos para el buen funcionamiento del negocio, de otro lado la cobertura que brinda ésta única persona en el proceso de distribución no es óptima y está limitada a la capacidad de transporte de los productos. Pero, hasta allí no es solo las actividades que presentan costes operacionales que restringen al proceso, sino también que, si la demanda se incrementa, es probable que este único operador encuentre restricciones financieras para expandir el negocio, limitándose solo hasta donde su capacidad de conseguir dinero fresco le permita expandirse. Quizá pueda aprovechar el crédito de proveedor, pero este es limitado por el alto riesgo de recupero y cobranzas.

Y así como resulta en un simple y poco complicado proceso comercial de una sola persona, entiéndase los procesos complejos de distribución internacional de las grandes fábricas y los almacenes mayores. Aquí el uso de recursos tecnológicos es inherente a la operación y el costo de personal con calificaciones especializadas se hace necesario en esta situación.

Ahora fíjese Usted este mismo negocio, pero a nivel medio, donde se cuenta con una estructura organizacional más compleja, se aumenta la cobertura de operaciones y se aumenta la velocidad de los procesos comerciales, sin embargo, también aumentan los costos inherentes a la operación, mayor capacidad de almacenes, más personal, mayor necesidad de líneas de crédito del fabricante, más gastos de transporte; etc. Sin embargo, si los clientes son unidades pequeñas, el riesgo de cobranza disminuye, porque se diversifica la cartera de clientes, el negocio tiene posibilidades de crecimiento.

Es importante tener algunas técnicas o métodos apropiados que nos permitan evaluar el proceso en su conjunto, una alternativa son los ERP (Enterprise Resource Planning o Planificación de Recursos Empresariales), cuya finalidad es la integración de los procesos de una empresa y la optimización de recursos en actividades recursivas, mejorando los subprocesos comerciales, logísticos, administrativos, productivos; etc. Así, debemos entender que cada sub proceso tiene costes inherentes a su operación y que es función del gerente del área, el mejor uso de los recursos a su cargo y la optimización de las actividades, de manera que resulta en un incremento de la eficiencia de su área de trabajo, de la evaluación y análisis de estos; resultará un visión real del negocio dentro del mercado y su entorno, de ésta manera es posible direccionar y gestionar los recursos escasos para conseguir una rentabilidad en los procesos comerciales.